17. Februar 2020

Sales Operations Specialist (m/w/d)

Our mission at Santa Cruz Bicycles is to make the best bicycles in the world, and to have fun doing it. For 25 years, we’ve been doing just that, and finding unique and innovative solutions for everything from suspension design to manufacturing processes along the way.

We offer a home for people who aren’t afraid to challenge the status quo, to think differently, and to find the best solutions to the thorniest problems. We’re much more than ‘a company to work for; we’re a well-respected brand, we’re manufacturers of exceptional products, and we’re a family.

We are originally from Santa Cruz, California in the United States, but we are rapidly expanding our operations in Europa! This is a unique opportunity to join our Santa Cruz family and support us in conquering Europe!

For our new offices in Mainz, we are currently looking to recruit an:

Sales Operations Specialist (m/w/d)

As the Sales Operations Specialist, you will provide the sales team with up to date information on sales numbers, organize and manage special projects within the sales department, and provide ad hoc reports to the EMEA Sales Director. You will be a part of our growing EMEA sales team and will work closely with sales, product, operations and demand planning to gather information and present to stakeholders.

We are looking for someone with experience in sales and data analysis. You will need to be an excellent communicator and have the ability to lead projects and take ownership for the timelines and deadlines for reporting.

Als EMEA Sales Operations Specialist versorgen Sie das Vertriebsteam mit aktuellen Informationen über die Verkaufszahlen, organisieren und leiten spezielle Projekte innerhalb der Vertriebsabteilung und liefern Ad-hoc-Berichte an den EMEA-Vertriebsleiter. Sie sind Teil unseres wachsenden EMEA-Vertriebsteams und arbeiten eng mit der Vertriebs-, Produkt-, Betriebs- und Bedarfsplanung zusammen, um Informationen zu sammeln und den Interessengruppen zu präsentieren.

_Wir suchen jemanden mit Erfahrung im Vertrieb und in der Datenanalyse. Sie müssen ein ausgezeichneter Kommunikator sein und die Fähigkeit besitzen, Projekte zu leiten und die Verantwortung für Fristen und Termine für die Berichterstattung zu übernehmen.


Overall Duties and Responsibilities include the following:

  1. Create and analyse the following routine reports, as well as additional ad hoc reports on request:
2.  Quarterly Reports

4.  Sales Flash

6.  Holds/Credit Reports

8.  Month End & YTD Reports

10.  Account Specific Reports
  1. Assist in forecasting for new product introduction and managing open orders vs. open purchase orders

  2. Work with EMEA sales leadership to set initial sales targets per account and determine the path to success with the credit team prior to the start of the annual booking program

  3. Enter sales orders following the approval process and informing the sales representatives of each order placed

  4. Communicate system software maintenance between the sales team and the IT team, and solve any errors or issues with the IT team for the sales process success

  5. Consistently monitor and report on project progress, problems and solutions

  6. Support the establishment and maintenance of the EMEA sales department documentation and databases (i.e. SOPs, SmartSheets, etc.) with the goal of developing and implementing processes to improve efficiency and aid visibility

Zu den allgemeinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören die folgenden (es können auch andere Aufgaben zugewiesen werden):

  1. Erstellung und Analyse der folgenden Routineberichte sowie zusätzlicher Ad-hoc-Berichte auf Anfrage:

  2. Vierteljährliche Berichte

  3. Vertriebs-Kurzberichte (Flash Reports)

  4. Zurückhaltungs-/Kreditberichte

  5. Berichte zum Monatsende und Year-to-date (YTD)

  6. Kontospezifische Berichte

  7. Unterstützung bei der Prognose für die Einführung neuer Produkte und Verwaltung offener Aufträge gegenüber offenen Bestellungen

  8. Zusammenarbeit mit der EMEA-Vertriebsleitung, um erste Verkaufsziele pro Konto festzulegen und mit dem Kreditteam vor Beginn des jährlichen Buchungsprogramms den Weg zum Erfolg zu bestimmen

  9. Eingabe von Kundenaufträgen im Anschluss an den Genehmigungsprozess und Information der Vertriebsmitarbeiter über jeden erteilten Auftrag

  10. Kommunikation der Systemsoftware-Wartung zwischen dem Vertriebsteam und dem IT-Team und Lösung von Fehlern oder Problemen mit dem IT-Team für den Erfolg des Vertriebsprozesses

  11. Kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung über Projektfortschritt, Probleme und Lösungen

  12. Unterstützung bei der Einrichtung und Pflege der Dokumentation und Datenbanken der EMEA-Vertriebsabteilung (d. h. SOPs, SmartSheets usw.) mit dem Ziel, Prozesse zur Verbesserung der Effizienz und Transparenz zu entwickeln und zu implementieren

Competencies & Requirements:

  1. 2+ years of experience working in a sales or sales operations role

  2. 2+ years of project management experience

  3. Demonstrate core project management competencies; team building, problem solving, relationship management, etc.

  4. Proficiency in sales reporting, project management and ERP software (SAP preferred)

  5. Expert in Microsoft Office, Google Suite and Project Management software

  6. Critical thinking, problem solving and conflict management skills

  7. Ability to perform detailed planning and organizing for multiple projects at a time

  8. Demonstrate excellent communications skills, verbal, written and listening

  9. Work in a fast-paced environment with strict deadlines

  10. Exceptional organizational skills

  11. Ability to read, comprehend and explain documents in English. Effectively communicate, verbally and in writing, in English.

Kompetenzen und Anforderungen:

  1. Mehr als 2 Jahre Erfahrung im Vertrieb oder in einer Vertriebsfunktion

  2. Mehr als 2 Jahre Erfahrung im Projektmanagement

  3. Demonstration der Kernkompetenzen des Projektmanagements; Teambildung, Problemlösung, Beziehungsmanagement usw.

  4. Kenntnisse in Verkaufsberichterstattung, Projektmanagement und ERP-Software (SAP bevorzugt)

  5. Experte für Microsoft Office, Google Suite und Projektmanagementsoftware

  6. Kritisches Denken, Problemlösungs- und Konfliktmanagementfähigkeiten

  7. Fähigkeit, detaillierte Planung und Organisation für mehrere Projekte gleichzeitig durchzuführen

  8. Demonstration ausgezeichneter Kommunikationsfähigkeiten, mündlich, schriftlich und im Zuhören

  9. Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld mit strengen Terminvorgaben

  10. Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten

  11. Fähigkeit, Dokumente in englischer Sprache zu lesen, zu verstehen und zu erklären. Effektives Kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich, auf Englisch.

So what’s on offer?

Of course we are offering an excellent salary and benefits matching your experience. It is also a unique and fantastic opportunity to be part of our European operations and be involved in building and shaping our future offices. Furthermore, Santa Cruz Bicycles is part of Pon Bike, one of the top 5 players in the global bicycle industry with a premium brand portfolio.

But what we really want is what you have to offer us. We want to attract job seekers that are looking for a brand that they can be an integral part of, and not just "a company to work for". It's the individual personalities, and the raw enthusiasm for the brand that makes this place special, and that comes directly from the employees of Santa Cruz Bicycles.

Sounds pretty amazing right?!

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