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Schulung - Messeplanung

Holen Sie das Maximum aus Ihrem Messebesuch!

45.200 Fachbesucher und 1280 Aussteller meldete die Messe Friedrichshafen nach der Eurobike 2013. Fahrradmessen sind nicht nur ein Ort, wo sich Händler einen Überblick verschaffen können, dort fließt auch viel Geld. So errechnete der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft (AUMA), dass Fachbesucher auf überregionalen Konsumgütermessen in einem Jahr rund 700 Mio. Euro ausgeben. Egal welche Interessen Sie auf einer Messe verfolgen, gut vorbereitet haben Sie mehr davon.

Die einen nutzen Messen für den Einkauf, andere bereiten ihn dort vor. Eine wichtige Informationsquelle sind sie allemal. Laut EMNID-Umfrage von 2010 nutzen 49 Prozent der Befragten Messen in diesem Sinne. Sie möchten Trends und Innovationen kennenlernen und sehen, mit welchen Zielgruppen diese verbunden werden. Neben dem Branchenüberblick stehen die Netzwerkpflege zu Kollegen und Lieferanten sowie die Wissenserweiterung hoch im Kurs. Messen sind aber auch der Ort, wo Kontakte zu neuen Lieferanten geknüpft werden oder wo man sich einfach treiben lässt. Eine Fülle von Funktionen also. Gut vorbereitet spart man dabei nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

Wer kommt mit?

Wenn Sie die Kapazitäten haben, macht ein Messebesuch im Team mehr Spaß. Nehmen Sie aber nur die Mitarbeiter mit, die Lust darauf haben, denn nur dann wirkt eine Messe auch motivierend. Selbst Azubis, die gerade mit ihrer Ausbildung begonnen haben, sind auf Messen gut aufgehoben. Sie erfahren dort, wie die Bikebranche »tickt« und wie mit Lieferanten verhandelt wird. Steht das Team, sollten Sie allen Ihre Messeziele kommunizieren. Verteilen Sie die Aufgaben und besprechen Sie, was vor der Messe von wem bis wann wie organisiert werden muss.

Die perfekte Terminplanung

Im nächsten Schritt sollten Sie sich überlegen, wen Sie auf der Messe treffen möchten. Gründe dafür gibt es viele: Vielleicht möchten Sie nur mal das Gesicht zu der Stimme kennenlernen, die Sie schon so oft am Telefon gehört haben? Vielleicht schwebt Ihnen aber auch eine Aktion für Ihre Kunden vor Augen, für die Sie noch Kooperationspartner suchen? Oder Sie haben ein neues Produkt entdeckt, das Sie gerne testen würden, bevor Sie sich für den Kauf entscheiden? Wissen Sie genau, was Sie wollen, dann müssen Sie nur noch den Einkaufspreis, die Liefer-, Support- und Zahlungsbedingungen klären. Je früher Sie die Termine absprechen, desto wahrscheinlicher ist Ihr Wunschtermin. Vier Wochen vor Messebeginn ist ein idealer Zeitpunkt dafür.
Möchten Sie sich anhand der Themenblöcke auf der Messe orientieren, sollten Sie sich pro Tag auf drei bis vier beschränken. Anhand des Hallenplans vermeiden Sie bei der Festlegung der Reihenfolge der Standbesuche lange Laufwege. Sind Sie unsicher, welchen Lieferanten Sie unbedingt und welchen Sie nur vielleicht besuchen möchten, hilft ein Blick auf Ihre Geschäftszahlen sicher weiter. Bevor Sie einen Termin ausmachen, sollten Sie diesen noch mit dem Rahmenprogramm abgleichen.
Steht ein Treffen mit einem Aussteller an, sollten Sie schriftlich festhalten, was Sie mit ihm besprechen möchten, und die Unterlagen als Gedächtnisstütze mit auf die Messe nehmen. Je nach Anzahl der Gesprächspunkte sollten Sie pro Termin 15 bis 30 Minuten einplanen. Alles, was darüber hinausgeht, erfordert ein Nachfolgegespräch. Am besten teilen Sie bei der Terminabsprache auch gleich Ihr Hauptanliegen mit, damit Sie bei Ihrem Treffen dem richtigen Ansprechpartner gegenübersitzen.
Ihre Tagesplanung sollte sich auch mit Ihrer Konzentrationsfähigkeit decken. Was unbedingt erledigt werden muss, sollten Sie in Ihre Hochphase legen. Zwischen den einzelnen Gesprächen brauchen Sie Zeit, um wichtige Informationen und Ideen festzuhalten (Notizblock, Diktiergerät oder Handy mit Memofunktion). Außerdem müssen Sie den Weg zum nächsten Termin einplanen. Unterschätzen Sie dabei nicht das Besucheraufkommen in den Hallen. Sollten Sie sich trotzdem verspäten, gehört es zum guten Ton, dem Ge-
sprächspartner Bescheid zu geben.
Zwischen zwei Themenblöcken, aber auch nach drei bis vier Gesprächen sollten Sie möglichst abseits des Messetrubels eine Pause einlegen. In dieser Zeit können Sie Ihre bevorstehende Zeitplanung mit der zurückliegenden abgleichen und gegebenenfalls korrigieren.

So wird Ihr Messegespräch ein Erfolg

Das Messegespräch ist ein Verkaufs- oder Beratungsgespräch mit verkehrten Vorzeichen. Plötzlich sind Sie der Kunde, der sich informieren und eventuell etwas kaufen möchte. Bevor Sie in ein Messegespräch gehen, sollten Sie sich kurz auf Ihr Anliegen und Ihren Gesprächspartner konzentrieren. Werden Sie am Stand nicht angesprochen, ergreifen Sie selbst die Initiative. Umfragen ergaben, dass 70 Prozent des Standpersonals auf Grund von Blockaden Ihre Kunden nicht ansprechen. Grüßen Sie und stellen Sie sich und Ihr Anliegen vor. Überreichen Sie dabei auch Ihre Visitenkarte und verweisen Sie auf Ihren Termin.
Schalten Sie dann Ihr Handy aus. Damit signalisieren Sie, dass Sie sich nun auf das vor Ihnen liegende Gespräch konzentrieren – ein Hinweis, der deutlich macht, dass Sie Handygespräche auch vonseiten Ihres Gegenübers irritierend finden. Suchen Sie während des Gesprächs immer wieder Blickkontakt.
Beharren Sie auf Ihren Bedürfnissen, denn laut Umfragen beten 80 Prozent der Aussteller auf Messen nur ihr Fachwissen herunter. Seien Sie aber auch nachsichtig. Auf Messen begleiten ein enormer Geräuschpegel und eine Flut von Sinneseindrücken nicht nur den Messebesucher, sondern auch die Aussteller.
Äußern Sie bei einer Produktvorstellung auch Ihre Einwände. Fragen Sie dabei gezielt nach dem Kundennutzen, damit Sie später leichter gegenüber Ihren Kunden argumentieren können. Aussteller vernachlässigen diesen Aspekt oft und konzentrieren sich allzu sehr auf die Produkteigenschaften. Möchten Sie das Produkt selbst ausprobieren, fragen Sie danach. 90 Prozent der Verkäufer verzichten nämlich darauf, Ihnen einen Praxistest vorzuschlagen, selbst wenn es möglich wäre.
Fassen Sie am Ende des Gesprächs alle Absprachen noch einmal zusammen. Benennen Sie konkret, was als Nächstes zu tun ist: Benötigen Sie ein Angebot, weitere Unterlagen und/oder einen Termin vor Ort? Bis wann? Wer kontaktiert wen, wann und wie? Wer soll daran teilnehmen? Welche Vorbereitungen müssen dafür getroffen werden? Drängen Sie darauf, dass all Ihre Wünsche schriftlich festgehalten werden. Aussteller verfügen dafür schon aus Eigeninteresse über sogenannte Leadbogen (Lead = potenzieller Kunde), doch im Eifer wird das Ausfüllen oft vergessen. Machen Sie sich aber auch selbst Notizen. Am besten erstellen Sie sich dafür im Vorfeld ein eigenes Formblatt.
Haben Sie es zu Beginn des Gesprächs verpasst, Visitenkarten auszutauschen, ist nun die letzte Gelegenheit dafür. Verabschieden Sie sich und wünschen Sie Ihrem Gegenüber noch eine erfolgreiche Messe.

Zu Hause wartet schon die Messenachbereitung

In der Phase der Nachbereitung gilt es zuerst folgende Fragen schriftlich zu beantworten: Welche Ziele haben Sie erreicht? Was muss man an der Vorbereitung ändern? Nahmen die richtigen Mitarbeiter teil? Möchten Sie das nächste Mal wieder auf die Messe fahren? Beantworten Sie die letzte Frage mit »Ja«, sollten Sie gleich den Newsletter der Messe bestellen, um rechtzeitig informiert zu werden. Ihre Notizen zu den anderen Fragen sind die Basis für die nächste Vorbereitung.
Als Nächstes sollten Sie sich Gedanken zu Ihren Erstkontakten machen: Wie beurteilen Sie diese? War es schwierig, den richtigen Gesprächspartner zu treffen? Wurden Sie freundlich behandelt? Wurden alle Zusagen eingehalten? Zuletzt gilt es die eigenen Aufgaben anzugehen: Wen müssen Sie wann kontaktieren? Muss ein Termin mit dem Außendienstmitarbeiter organisiert werden? Welches Info-Material muss archiviert, welches kann gleich entsorgt werden?
Wichtig für Ihren Betrieb ist aber auch der Informationstransfer: Die, die nicht dabei waren, sollten in einem Meeting erfahren, welche Trends sich anbahnen, welche Ware eingekauft wurde und welche neuen Partner gefunden wurden.

6. August 2014 von Dorothea Weniger
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