E-Vendo weist auf digitale Optimierungspotenziale hin

Mit der zunehmenden regulatorischen Verbreitung elektronischer Rechnungen stehen Händler vor der Herausforderung, ihre Rechnungseingangsprozesse neu zu organisieren. Gerade im Fahrradhandel mit vielen Lieferanten und komplexen Warenströmen stoßen manuelle Prüfprozesse schnell an ihre Grenzen. Aktuell werden im Fahrradhandel viele Rechnungen noch nicht vollständig elektronisch verarbeitet. Gleichzeitig ist durch regulatorische Vorgaben und Branchenstandards klar erkennbar, dass sich dieser Anteil in den kommenden Jahren deutlich erhöhen wird.

Die technische Anpassung erfordere schnelles Handeln, ist man bei E-Vendo überzeugt. „Viele Betriebe stehen heute noch am Anfang, was die elektronische Rechnungsverarbeitung angeht", sagt Daniel Senn, verantwortlich für Vertrieb und Marktentwicklung bei E-Vendo. Die zentrale Aufgabe für Handelsunternehmen formuliert Senn wie folgt: „Entscheidend ist aber, jetzt die Systemlandschaft so aufzubauen, dass zukünftige Formate und Prozesse ohne Umstellung integriert werden können.".

Um diese Hürden zu bewältigen, ermöglichen moderne Warenwirtschaftssysteme einen direkten Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Der Prozess ist klar strukturiert: Eine Bestellung wird im System angelegt, der Wareneingang erfasst und anschließend eine elektronische Rechnung, etwa per EDI oder künftig verstärkt über E-Rechnungsformate, eingelesen. In Kombination mit Branchenstandards wie Veloconnect lassen sich diese Abläufe heute weitgehend automatisieren.

Den Abgleich übernimmt das System. Mengen, Preise sowie Zu- und Abschläge werden automatisch geprüft, Abweichungen sofort erkannt und hervorgehoben. Differenzen können unmittelbar geklärt oder dokumentiert werden. Die Integration der Teilschritte ist dabei maßgeblich. „Entscheidend ist nicht die einzelne Rechnung, sondern der durchgängige Workflow dahinter", so Daniel Senn. „Erst wenn diese Prozesse ineinandergreifen, entsteht echte Entlastung im Tagesgeschäft.".

Studien aus dem Handel zeigen, dass sich die Bearbeitungszeit in der Rechnungsprüfung um bis zu 70% reduzieren lässt. Gleichzeitig sinken die Prozesskosten pro Rechnung um mehrere Euro, während Fehlberechnungen schneller erkannt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Durch die Etablierung eines durchgängigen digitalen Workflows vom Einkauf bis zur Buchhaltung entsteht eine zukunftssichere Grundlage für die kommenden Anforderungen rund um die Erechnung. Händler könnten sich so optimal auf die steigende Verbreitung elektronischer Rechnungen vorbereitet.