Faire Belieferungsverträge im Blickpunkt

Das Gespräch mit einem Händler ist noch keine zwei Wochen her: „Die haben überhaupt nichts gelernt aus den letzten Jahren“, klagte er, sein Lieferant habe „die gleichen Verträge vorgelegt wie vor und während Corona“. Doch diesmal war er nicht willens, diese zu unterschreiben und konnte nachverhandeln.

Auch auf der Industrieseite herrscht einige Unzufriedenheit mit der Lage: Früher habe der „Handdruck des Kaufmanns noch was gegolten, jetzt müssen wir 60-Seiten-Automotive-Verträge machen“, lautet eine der Klagen. Das kam auch beim ZIV an. „Das war der Punkt, an dem klar war, dass wir da was brauchen“, verdeutlicht Burkhard Stork die Ausgangslage.

VSF-Geschäftsführer Uwe Wöll beobachtet, dass hier eine Lernkurve bei allen Beteiligten stattgefunden hat und alle von einem Leitfaden profitieren können: „Bei einem Leitfaden zur Ausgestaltung von Belieferungsverträgen geht es nicht um die Frage, ob man das aus Lieferanten oder Handelssicht betrachtet. Ich glaube, da haben wir alle was zu lernen. Beide Seiten haben Rechte und Pflichten.“ Das Handelsrecht habe das Ziel, beide Seiten gleich zu behandeln. Die Kernelemente dieses Ziels habe man in den Leifaden packen wollen, als Hinweis, wie damit umzugehen sei. Auf dieser Basis sei es gelungen, sich auf die 10 Punkte zu einigen.

Belieferungsverträge bilden das Rückgrat der Zusammenarbeit zwischen Herstellern und Fachhändlern in der Fahrradbranche. Damit sie fair, transparent und für beide Seiten verlässlich bleiben, müssen sie klare Regelungen enthalten – von der Bestellung bis zur Gewährleistung. Der aktuelle Leitfaden von VSF und ZIV identfiziert zehn zentrale Punkte, die für eine partnerschaftliche Vertragsgestaltung entscheidend sind.

Viele werden sich wünschen, sie wären sich über die Details schon in der Corona-Phase so im Klaren gewesen, wie sie nun von den Verbänden aufbereitet zur Verfügung gestellt werden. Manches Lagerdesaster und angespannte Beziehung wäre wohl zu verhindern gewesen.

Hier die 10 Punkte in der Übersicht

1. Zustandekommen des Vertrags
   Ein Belieferungsvertrag entsteht durch Angebot und Annahme dessen, meist in schriftlicher Form. Bei Fahrrädern und E-Bikes folgt auf die Bestellung innerhalb von zwei Wochen die Auftragsbestätigung des Lieferanten, während bei Teilen und Zubehör die Lieferung häufig direkt erfolgt.

2. Vororder
   Wichtig ist, dass Vororderbestellungen ebenfalls schriftlich bestätigt werden – etwa über ein B2B-Portal oder per E-Mail. Fehlende Komponenten aufgrund gestörter Lieferketten gelten dabei nicht als höhere Gewalt: Der Hersteller bleibt zur fristgerechten Lieferung verpflichtet. Idealerweise sind Anpassungen der Vororder innerhalb von vier bis acht Wochen möglich.

3. Auftragsbestätigung
   Die Auftragsbestätigung sollte stets schriftlich erfolgen, um Rechtssicherheit zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.

4. Liefertermin und Lieferavis
   Ein klar festgelegter Liefertermin – ob als konkreter Tag oder Kalenderwoche – ist für beide Seiten verbindlich. Lieferanten informieren rechtzeitig über Anlieferungen, insbesondere bei größeren Sendungen, und berücksichtigen die Öffnungszeiten der Händler. Zwischen Versandankündigung und tatsächlichem Warenausgang sollte ein zeitlicher Puffer liegen, damit beide Seiten reagieren können.

5. Änderung des Liefertermins
   Kommt es zu einer Terminänderung, muss der Lieferant den Händler umgehend informieren. Der Händler akzeptiert den neuen Termin, sofern er nicht widerspricht. Alle Änderungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden, etwa durch eine Historie im System. Gegebenenfalls sorgt die eine Seite dafür, dass sie nicht von dem System des anderen vollständig abhängig ist. "Ohne Dokumentation kann man nicht vom Liefervertrag zurücktreten", macht Wöll deutlich, was zu Punkt 6 führt.

6. Lieferverzug und Rechtsfolgen
   Wenn sich Liefertermine verschieben und der Händler widerspricht, kann er eine angemessene Nachfrist setzen. Erfolgt auch dann keine Lieferung, besteht das Recht zum Rücktritt vom Kaufvertrag – gegebenenfalls inklusive Schadensersatz für entgangene Marge. Als Reaktion auf Lieferverzögerungen können Alternativen angeboten werden: etwa die Suche nach vergleichbaren Modellen im Händlernetz, eine angepasste Konfiguration oder eine neue Auftragsgestaltung. In manchen Fällen kann auch der direkte Kontakt zwischen Lieferant und Endkunde zur Entlastung beitragen.

7. Annahmeverzug
   Verweigert der Händler die Annahme, trägt er die Kosten und Risiken der Lagerung oder des Rücktransports. Hat er jedoch einen Lieferaufschub beantragt, dem der Lieferant nicht widerspricht, liegt die Verantwortung weiterhin beim Lieferanten.

8. Gewährleistungsabwicklung
   Für Gewährleistungsfälle ist grundsätzlich der Lieferant verantwortlich. Der Händler hat das Recht zu wählen, bei wem er reklamiert – beim Fahrzeug- oder beim Teilelieferanten. Eine Reklamationsabwicklung über Ticketsysteme schafft Transparenz. Arbeitsleistungen sollen auf Basis der Arbeitswerteliste vergütet werden, empfohlen wird ein Mindeststundensatz von 60 Euro netto. Transport- und Verpackungskosten sowie Umbaukosten mangelhafter Bauteile trägt der Lieferant, während die Kommunikation mit dem Endkunden in der Verantwortung des Händlers liegt. Ersatzteile müssen in ausreichender Menge vorgehalten werden. Die Abwicklung der Gewährleistung soll also sicherstellen, dass der Händler bzw. die Werkstatt ihren Aufwand vergütet bekommt, aber es soll keine gewinnbringende Tätigkeit sein.

9. Rücktritt vom Kaufvertrag des Endkunden
   Tritt der Endkunde vom Kaufvertrag zurück, kann der Händler die damit verbundenen Kosten an den Lieferanten weiterreichen, während der Margenverlust als kaufmännisches Risiko gilt. Hat der Hersteller den Rücktritt jedoch fahrlässig verursacht – etwa durch eine verspätete Mangelbeseitigung – steht dem Händler ein Anspruch auf Erstattung der entgangenen Marge zu. Bei wiederholten Mängeln empfiehlt sich eine enge Abstimmung zwischen Händler und Lieferant.

10. Ende der Vertragsbeziehung
    Auch nach Vertragsende bleibt eine Zusammenarbeit erforderlich: Während der gesetzlichen Gewährleistungsfrist von zwei Jahren – für Händler faktisch bis zu fünf Jahre nach Wareneingang – besteht die Pflicht des Herstellers, Ersatzteile vorzuhalten und erreichbar zu bleiben. Wieso fünf Jahre?: Der Händler darf die Ware bis zu drei Jahre im Verkauf haben, bevor die Gewährleistungsfrist zu laufen beginnt. Oft bietet sich nach dem Ende der „heißen Lieferbeziehung“ eine Weiterführung der Beziehung in angepasster Form an, etwa bei Ersatzteilen oder Zubehör.

Best Practice – Kooperation statt Konfrontation

Faire Belieferungsverträge beruhen auf Transparenz, Verlässlichkeit und gegenseitiger Rücksichtnahme. Nur wenn beide Seiten – Hersteller wie Händler – ihre Pflichten ernst nehmen, lassen sich langfristig stabile Geschäftsbeziehungen und eine funktionierende Lieferkette in der Fahrradwirtschaft sichern. Viele Lektionen des Leitfadens wurden in den letzten Jahren auf die harte Tour gelernt. Wenn er dazu betragen kann, die Lieferbeziehungen harmonischer zu gestalten, hat er seinen Zweck erfüllt.

Der Leitfaden wird in Kürze und allen Details über die Verbände verfügbar sein.