Mit Plan in die Vororder

Die Möglichkeiten eines Order-Planungs-Tools anzuschauen ist auch deswegen interessant, weil man die wesentlichen Entscheidungskriterien stets im Blick hat.
Das Einkaufstool EKPro der BBE Handelsberatung tritt an, die Order im Fahrradhandel zeitsparender und wirtschaftlich erfolgreicher zu gestalten. Dabei greift BBE zurück auf die umfangreichen Erfahrungen, die man bereits im Sportfachhandel gesammelt hat. Dort wird das entsprechende Werkzeug schon seit Jahren eingesetzt, für die Fahrradwirtschaft ist das erprobte Tool in der aktuellen Orderrunde erstmals im Einsatz.

Handwerk beherrschen

Die Vororder ist viel Handwerk, entsprechend geht es auch darum, den Arbeitsaufwand zu minimieren beziehungsweise diesen auf die wirklich wichtigen Fragen zu lenken.

Eines der wichtigsten Features sei die weitgehende Automatisierung der Einkaufsplanung: »In dem Moment, wo man auf das berühmte Knöpfchen drückt und die Daten lädt, hat man schon eine vollautomatisierte Limiteinkaufsliste fertig«, erklärt Steve Ehe, Mitglied der Geschäftsleitung bei der BBE Handelsberatung und der Kopf hinter EKPro. »Im Hintergrund errechnet das Programm auf der Basis historischer und prognostizierter Zahlen bis auf die Warengruppen-, Marken- und Preislagenebene die fertigen Limits aus. Alles, was man dann noch macht, ist Feinjustage.«

Dann gehe es etwa darum, dass man sich bei einer Marke stärker positionieren will, in einer Warengruppe eine Steigerung einplant oder stärker in eine Preislage hineingehen möchte. »Aber erst mal ist das System so smart, dass es vollautomatisch anhand der historischen Daten ein Limit erstellt.«

Dafür greift das Tool auf die Warenwirtschaft zu. »Da wird nichts manuell eingegeben«, stellt Ehe klar. Einkäufer, die tagelang die vorhandenen Daten analysieren, um dann in ebenso langwieriger Handarbeit Budgets festzulegen, sind damit Geschichte.

Die zunächst automatisch berechneten Planwerte sind für Ehe als Einstieg zu verstehen: »Bevor man gar keine Einkaufsplanung hat, lässt man es besser automatisch durchrechnen. Dann hat man schon mal überall ein Limit. Das ist jedenfalls deutlich besser, als wenn ich kein Limit habe.« Innerhalb von Minuten arbeitet sich das Tool durch den Datenbestand aus der Warenwirtschaft und legt seine Analyse vor.

Auf dieser Basis kann man dann eine eigene Markenstrategie umsetzen, etwa indem man sich entscheidet, Marke A nächste Saison 10 Prozent stärker berücksichtigen zu wollen. Das Tool verringert dann automatisch bei allen anderen Marken linear die geplanten Limits.

Falls man davon ausgeht, im nächsten Jahr beispielsweise 3 Prozent mehr Umsatz erzielen zu können, dann setzt das Tool eine Vererbungslogik von oben nach unten ein. Das Umsatzplus wird dann in jede Warengruppe, Kategorie und Marke komplett durchgeschossen.

Am Ende der Orderplanung steht eine Einkaufs- und Budget-Liste, anhand der man sich orientieren kann (und ja, alle Zahlen wurden verfremdet).

Herausfordernd wird die Planung durch den Umstand, dass man zum Zeitpunkt der Orderplanung noch gar nicht den Jahresumsatz des noch laufenden Geschäftsjahres beziehungsweise der Radsaison kennt. Deswegen arbeitet EKPro mit einer Hochrechnung, die aktuelle Umsätze, Vorjahresumsätze und eine Bestandsprognose berücksichtigt. So steht immer ein volles Jahr als Basis bereit.

Die vielen Aspekte der Orderplanung

In der eigentlichen Orderplanung geht es dann um die verschiedenen Dimensionen, die allesamt berücksichtigt werden können: Beachtet werden können neben der strategischen Markenplanung die Kategorie-, Umsatz-, Warengruppen- und die Lagerplanung. Jeder einzelne Punkt verdient große Aufmerksamkeit im Handel.
Ein Unterschied zwischen Fahrradhandel und Sportfachhandel ist die Preislagenplanung. »Im Sporthandel kommen wir wunderbar mit fünf Preislagen aus, im Fahrradhandel haben wir teilweise Warengruppen mit 13 oder 14 Preislagepunkten«, beobachtet Ehe.

Gerade bei größeren Fahrradhändlern mit entsprechenden Datensätzen kann man sich nahezu beliebig in die einzelnen Aspekte vertiefen. So lohnt der Blick auf die bestverkauften Modelle, bei denen man auch gleich alle dazugehörigen Daten im Blick hat. Von Rohertrag, Wareneingangsspanne und realisierter Marge bis zu aktuellem Bestand, Rückstand und Abverkaufsquote ist alles sofort einsehbar.

In den einzelnen Segmenten kann man anhand eines Umsatzindex (100 ist der Vorjahresumsatz, Abweichungen nach unten sind also Verschlechterungen, Werte über 100 Umsatzsteigerungen) sofort erkennen, was besonders nachgefragt wurde und was nicht. Auch der aktuelle Warenbestand bestimmt mit, wie viel eingekauft werden soll. Diese Aspekte zu gestalten ist mitunter aufwendig, auch hier tritt EKPro an, das Prozedere zu vereinfachen.

Nach der Planung ist vor dem Einkauf

Im Ergebnis entsteht eine Einkaufsliste, die nicht nur ein Budget für die jeweiligen Lieferanten, sondern auch Empfehlungen zur Zahl der Modelle pro Preislage und Warengruppen enthält. Entlang dieser Leitplanken kann sich der Einkauf dann bei der tatsächlichen Order orientieren. Auch eine Gesamt-Margenkontrolle ist angeraten und spannend.

Steve Ehe weist darauf hin, dass das Tool viel Arbeit im Einkauf abnehmen kann. »Dem Einkäufer empfehlen wir, sich beim Umsatz Gedanken über seine wichtigsten Marken zu machen und zu entscheiden, welche er verstärken und welche er reduzieren will. Genauso sollte er sich die umsatzstärksten Warengruppen, die sogenannten A-Warengruppen, und den Preislagenplan ansehen. So kommt man schon mit sehr wenig Planungsaufwand zu einer sehr guten Limitplanung.«

Welche Räder dann schließlich gekauft werden, entscheidet der Händler oder Einkäufer in den Showrooms oder auf den Messen dann wieder selbst. Hier helfen ihm dann seine Erfahrung und seine Markteinschätzung, die kein Tool ersetzen kann. //

veloInfo

EKPro ist ein neues Tool der BBE Handelsberatung, mit dem der Einkaufsprozess im Fahrradfachhandel professionalisiert und vereinfacht werden soll. Es baut auf den Erfahrungen aus dem Sportfachhandel auf, wo das entsprechende Tool bereits seit vielen Jahren im Einsatz ist. Interessenten bekommen weitere Informationen zu EKPro bei der BBE Handelsberatung direkt über ehe@bbe.de und schoeps@bbe.de